Aikadesignin blogi
Aiheina yrittäminen, verkkobisnes, web-teknologiat ja erilaiset työtavat
Työkaluja yrityksen pyörittämiseen
13 vuoden yrittäjänä olemisen aikana olen kuullut ja törmännyt muutamiin hyviin työkaluihin, jotka ovat helpottaneet yrityksen pyörittämistä. Ehkä näistä voi olla sinunkin yritykselle hyötyä.
Random Password Generator -salasanojen hallinta
Salasanojen muistaminen ja hallinta on useille ongelma. Niiden tulisi olla riittävän erilaisia ja vaikeasti arvattavia. Yleensä käytetään liian yksinkertaisia salasanoja ja ne ovat käytössä useassa eri palvelussa. Työn puolesta joudut ehkä säilyttämään myös asiakkaiden salasanoja.
Random Password Generator
Teen itse töitä enimmäkseen toimistosta käsin, joten minulle ratkaisu oli Random Password Generator -ohjelma. https://www.iobit.com/en/passwordgenerator.php
Ohjelma tarjoaa mahdollisuuden luoda uusia salasanoja ja tallentaa ne muistiin yksinkertaisesti pienen muistilapun kanssa. Kätevän haun avulla löydän tarvitsemani salasanan nopeasti ja pystyn kopiomaan sen tietokoneen leikepöydälle.
Ohjelma suojaa salasanat kryptaamalla ja avaamiseen tarvitaan pääsalasana. Käyttö on kätevää ja tietoturvakin on jo huomattavasti paremmalla tasolla.
Salasanojen on syytä olla vaikeita, koska verkossa on jatkuva skannaus päällä, mistä löytyisi suojaamattomia kohteita. http://map.norsecorp.com/#/
HyperCam & YouTube
Työssäni joudun välillä pitämään käyttökoulutuksia tai tuottamaan ohjeita, kuinka jokin tietokoneohjelma tai verkkosovelluksen hallintapaneeli toimii. Tähän toimivaksi löytämäni ratkaisu on ruudunkaappausohjelma HyperCam ja kaikkien tuntema videopalvelu YouTube.
HyperCam osaa kaapata valitsemasi kuvaruudun tietokoneesta ja nauhoittamaan kaiken mitä siellä tapahtuu. Ohjelma osaa kuvata hiiren klikkaukset korostetusti ja nauhoittaa mikrofoniin puhutun äänen. Tallenne pakataan myös lennosta sopivaan HD laatuiseen formaattiin, jonka YouTube nappaa suoraan sisäänsä.
Ohjelman avulla voin siis luontevasti näyttää mistä ja miten eri toimintoja suoritetaan. Käyttäjä saa itselleen räätälöidyn videon ja välttyy ehkä hankalasti tulkittavien tekstipohjaisten ohjeiden tulkitsemiseen. Yrittäjänä säästän aikaa monimutkaisten teksti/kuva pohjaisten ohjeiden laadinnalta.
HyperCam -ruudunkaappausohjelman asetukset
HyperCam -ruudunkaappausohjelman asetukset
YouTubessa videot voidaan julkaista joko listaamattomana tai käyttäjätilikohtaisesti suojattuna. Nykyään videoita voi myös editoida suoraan selaimesta käsin, esimerkiksi leikata turhia pätkiä pois ja lisätä aikamerkkejä viittamaan sisällön osa-alueisiin.
HyperCam -ohjelman lisäksi tarvitset Xvid -koodekin, jotta ruutukaappaus tallentuu oikeassa muodossa.
https://hyperionics.com/hc2/index.asp
https://www.xvid.com/download/
Harvest -työajan seuranta
Työajan seuranta on hyvin olennainen osa liiketoimintaa. Sen avulla saa tietoja laskutusperusteista ja eri projektien kannattavuudesta. Seuranta voi olla ja tuntua työläältä mutta sen tulokset ovat erittäin hyödyllisiä. Yrittäjä voi seurata esimerkiksi kuinka paljon hallinnollisiin ja esimerkiksi markkinointi työhön kuluu oikeasti aikaa. Kuinka paljon laskutettavaa työtä saadaan aikaiseksi päivässä. Projekteille voidaan asettaa budjetit, jonka perusteella voidaan mitata kannattavuutta ja myöskin reagoida ajoissa ongelmatilanteisiin.
Harvest -verkkosivut
Käytön helpottamiseksi Harvestin saa käyttöön Mobiili Appina, selainversiona ja Desktop -sovelluksena. Tiedot synkronoituvat eri päätelaitteiden välillä.
Sovelluksen avulla saadaan selkeä loki työn laskutusperusteista ja -summista sekä laskutuksen statuksesta.
Raportit auttavat hahmottamaan missä on liiketoiminnan pullonkaulat ja mihin työntekijöiden aika kuluu. Ideaalisessa tilanteessa tietoja voidaan hyödyntää yrityksen strategian ja yksittäisen työntekijöiden kehittymiseen. Tarttumalla ongelmakohtiin positiivisesti voidaan löytää ratkaisuja tilanteen parantamiseksi. Tietojen avulla voidaan myös nähdä selvä tarve jonkin liiketoiminnanosan kehittämiseen tai karsimiseen.
Harvestiin on saatavissa myös Forecast liitäntä, jolla voidaan aikatauluttaa projekteja aikajanalle ja jakaa tehtäviä tiimin jäsenten välillä. Projektien tiedot synkronoituvat ohjelmien välillä.
https://www.getharvest.com/apps
https://www.getharvest.com/forecast/harvest-and-forecast
Trello -projektien ja tehtävien hallinta
Tehtävien organisointi, tiedon välitys ja asioiden muistaminen on oma haasteensa. Heti kun tekijöitä on jo muutama, asiat monimutkaistuvat. Tyypillisesti yrittäjät voivat käyttää Outlook sähköpostia asioiden organisointiin. Hyödynnetään mahdollisesti kalenteria, muistilappuja, tehtäviä ja saapuneiden viestien jaottelua eri kansioihin. Asiakirjat tallennetaan esimerkiksi Word dokumentteina omiin Windows käyttöjärjestelmän kansioihin.
Suurimmat syyt Trelloon siirtymisen kanssa olivat tehtävien tehokas keskittäminen, tiedon lajittelu, tiedon jakaminen ja tehokkaat hakutoiminnot sekä oman keskittymiskyvyn lisääminen. Sähköpostissa saa meinaan hyvinkin ajan kulumaan, kun uudet viestit keskeyttävät meneillä olevan asian ja viestiarkistoista asioiden löytäminen on usein pirstaleista.
Esimerkki Trello -taulusta
Trellossa luodaan tauluja, joissa on rinnakkaisia luetteloita. Luetteloissa on sisällään kortteja pinossa. Tauluja voidaan luoda riittävä määrä esimerkiksi yrityksen päivittäisille tehtävillä, isommille projekteille, strategiahankkeille, työohjeille jne…
Päivittäiset tehtävät tauluun voi esimerkiksi luoda luettelot: tarjoukset, toimeksiannot, tukipyynnöt, työnalla, odottaa jotakin, valmistuneet.
Jokaiseen luetteloon voidaan lisätä kortteja sisältäen tarvittavat tiedot tehtävästä, sen tekijästä, aikataulusta ja siihen liittyvistä tiedostoista. Korttiin voidaan merkata tehtävälistoja ja kommentteja työn etenemisestä. Näin tiimi pysyy hyvin ajan tasalla eri tehtävien statuksesta.
Kortteja voidaan siirtää kätevästi luettelosta toiseen, esimerkiksi vaikkapa tarjouksesta toimeksiantoon tai tukipyynnöstä työnalle.
Trellon tekee käteväksi myös hakutoiminto. Kun esimerkiksi työohjeet syötetään kortteihin, voidaan nopeasti löytää haluttu tieto. Usein perinteiset dokumentit Windows kansioissa eivät mahdollista tätä, ainakaan niin vaivattomasti.
Yksittäisiä tauluja voidaan jakaa myös projektin asiakkaille, jolloin he pystyvät seuraamaan projektin kulkua.